Integritetspolicy

Vad är GDPR?

Integritetspolicy, giltig från 2022-06-01

För Nordic Secure är det mycket viktigt att du känner dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med gällande integritetsskyddslagstiftning. Nordic Secure omfattas både av Dataskyddsförordningens regler om behandling av personuppgifter och av de regler om integritet som följer av reglering om elektronisk kommunikation.

I denna integritetspolicy beskriver vi varför vi behandlar dina personuppgifter, vilka personuppgifter vi behandlar, vilken laglig grund vi stödjer behandlingen på och hur länge uppgifterna sparas. Vi beskriver även hur du kan påverka behandlingen genom att utöva dina rättigheter. Vi ger dig vidare information om vem hos oss du kan prata med om du har frågor om personuppgiftsbehandling samt vart du kan vända dig om du inte är nöjd med vår hantering.

Chronia, 559209-5615, (”Nordic”, ”vi” eller ”oss”) är personuppgiftsansvarig och ansvarar för de personuppgifter som behandlas under varumärkena Chronia och Nordic Secure . Vi bestämmer för vilka ändamål behandlingen sker och hur den går till. Vi bestämmer även hur personuppgifter behandlas när vi använder oss av underleverantörer.

Det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn. Kontakta oss gärna om det är någonting du undrar över. Kontaktuppgifter finner du i slutet av denna integritetspolicy.

1. Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är uppgifter genom vilka vi direkt eller indirekt kan identifiera dig, t.ex. ditt namn, ditt kundnummer eller ditt telefonnummer. När du ringer till oss via kundservice, chattar eller skickar e-post blir de ljudupptagningar, e-postmeddelanden och chattsessioner som skapas personuppgifter om vi kan koppla dem till dig. Även uppgifter som skapas i våra nät när du t.ex. ringer, skickar SMS eller surfar är personuppgifter om vi genom dessa kan identifiera dig.

2. Vilka personuppgifter behandlar vi?

• Kontaktuppgifter, såsom ditt namn, adress, e-postadress, telefonnummer, och kundnummer.
• Identifierande uppgifter, såsom personnummer, kundnummer.
• Avtals- och tjänsteuppgifter, såsom uppgift om vilka av våra produkter och tjänster du använder, avtalstid, uppsägningstid och annan avtalsinformation.
• Betalnings- och faktureringsuppgifter, såsom din fakturaadress, betalningsvillkor,
• Ärendeuppgifter, såsom information om dina kontakter med vår kundservice i form av t.ex. e-mail, samtal eller chattkommunikation med oss i supportärenden, täckningsärenden, reklamationer och liknande.
• Beteendeuppgifter, såsom om hur du agerar på våra erbjudanden till dig samt hur du använder våra produkter, tjänster och webbplatser.
• Enhetsuppgifter, såsom uppgifter som om din dator, surfplatta eller telefon, t.ex IP-nummer, språk- och webbläsarinställningar, tidszon, operativsystem, plattform, skärmupplösning samt andra uppgifter från cookies.
• Kreditupplysningsuppgifter, såsom uppgifter från externa parter om kreditvärdighet samt uppgifter om ditt betalningsbeteende hos oss.
• Samtyckesuppgifter, såsom din inställning till direktmarknadsföring.
• Kommunikationsuppgifter, såsom dina svar på marknadsundersökningar.

3. Vad används uppgifterna till?

För att vi ska få behandla dina personuppgifter krävs det att vi har ett uttryckligt och berättigat ändamål med behandlingen. Personuppgifterna får inte behandlas på ett sätt som är oförenligt med det ursprungliga ändamålet de behandlades för. Utöver detta måste vi ha en s.k. laglig grund för att få behandla dina personuppgifter. Beroende på ändamålet kan behandlingen stödja sig på olika lagliga grunder.

Vi stödjer vår behandling av dina personuppgifter på följande lagliga grunder:

• Avtal– Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att ingå eller fullgöra avtalet med dig, t.ex. att samla in uppgifter om dig för att identifiera dig som kund.
• Rättslig förpliktelse– Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse, t.ex. att spara information om dina köp för bokföringsändamål.
• Berättigat intresse– Behandlingen är motiverad utifrån vårt berättigade intresse efter en s.k. intresseavvägning, där vi bedömer att våra intressen av att få behandla dina personuppgifter väger tyngre än din rätt att inte omfattas av behandlingen t.ex. när vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring.
• Samtycke– Du har givit ditt uttryckliga samtycke till behandlingen. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Viktigt att notera är att om du återkallar ditt samtycke finns det en risk att vi inte kan fortsätta att tillhandahålla tjänster åt dig på samma sätt som tidigare.

3.1 Teckna och administrera avtal

Vi behandlar dina personuppgifter i den omfattning det behövs för att vi ska kunna registrera eller identifiera dig som vår kund, användare eller representant. Den behandling som sker är att vi samlar in och lagrar dina uppgifter i vårt kundregister, ser till att dina uppgifter är korrekta och uppdaterade. I vissa fall spelar vi även in dina samtal med vår kundservice för att säkerställa vår överenskommelse.

Tid vi sparar uppgifterna:

Kontaktuppgifter, Identifierande uppgifter, Avtals- och tjänsteuppgifter samt Samtyckesuppgifter sparas så länge de behövs för att fullgöra avtalet med dig men längst 24 månader efter att avtalet med dig upphört. Vi lagrar Betalnings- och faktureringsuppgifter så länge det krävs enligt bokföringslagstiftning.

3.2 Leverera varor och tjänster

Vi behandlar personuppgifter om dig för att kunna leverera tjänster och produkter till dig. Detta innebär dels att vi behandlar personuppgifter för att vi ska kunna skicka dig den hårdvara du beställt, dels för att vi ska kunna överföra samtal, SMS, e-post och annan datatrafik i enlighet med avtalet med dig. Vi behandlar även personuppgifter för att kunna administrera bedömning av samt logistiken kring eventuella återköp och reklamationer samt för att även i övrigt fullgöra våra skyldigheter och tillvarata våra rättigheter enligt vårt avtal med dig.

3.3 Kundservice

När du kontaktar vår kundservice behandlar vi personuppgifter om dig för att kunna hjälpa dig att använda dina tjänster samt för att kunna hantera dina synpunkter. I syfte att förbättra kvaliteten på vår kundservice kan vi komma att spela in, transkribera samt analysera dina samtal. I samma syfte kan texter komma att analyseras om du mailar eller chattar med vår kundservice. Om du kontaktar oss i ett så kallat täckningsärende, behandlar vi uppgifter om var du befinner dig i syfte att utreda kvalitén på dina tjänster på aktuell plats.

3.4 Marknads- och kundnöjdhetsundersökningar

I syfte att kunna förbättra vår service till dig och våra övriga kunder, skickar vi ibland s.k. marknads- och kundnöjdhetsundersökningar till dig. Vi kan t.ex. be dig om dina synpunkter på vår handläggning när du varit i kontakt med vår kundservice.

3.5 Anonymisering

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna anonymisera dem. Den anonymiserande behandlingen innebär att vi frikopplar uppgifter som tidigare utgjort personuppgifter från identifierade faktorer så att endast data som inte kan kopplas till en person finns kvar. Syftet med anonymiseringen är att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga förpliktelser samt att vi, med hjälp av den anonymiserade informationen ska kunna utveckla våra produkter, tjänster och verksamhet

3.6 Registrerades rättigheter

För att kunna tillgodose de rättigheter du har enligt dataskyddsförordningen, vilka beskrivs i kapitel 7 i denna integritetspolicy, behöver vi behandla dina personuppgifter. Vi behöver t.ex. behandla dina personuppgifter för att kunna sammanställa dem till ett registerutdrag för det fall du begär ett sådant. För att vi ska säkerställa att inga personuppgifter utlämnas till någon obehörig, behandlar vi även dina personuppgifter för att verifiera din identitet

Vi behandlar dina personuppgifter om du är ställföreträdare eller kontaktperson för en företags­kund för att hantera förhållandet med företagskunden. Dina uppgifter behandlas t.ex. för att registrera dig som ställföreträdare eller kontaktperson i vårt kundregister

3.7 Ställföreträdare

Vi behandlar dina personuppgifter om du är ställföreträdare eller kontaktperson för en företags­kund för att hantera förhållandet med företagskunden. Dina uppgifter behandlas t.ex. för att registrera dig som ställföreträdare eller kontaktperson i vårt kundregister.

4. Hur samlar vi in uppgifterna?

Vi samlar in personuppgifter i samband med att du blir kund hos oss, antingen genom att du själv lämnar dem till oss genom något av våra digitala gränssnitt, eller att du lämnar dem till oss muntligen över telefon till kundservice, till en av våra säljare eller hos våra återförsäljare och vi dokumenterar dem. Vi samlar in personuppgifter om dig när du kontaktar oss genom vår kundservice i olika ärenden som rör dina tjänster. Uppgifterna samlas in antingen genom att du själv skriver i e-post, eller genom att våra medarbetare noterar de uppgifter som du muntligen givit oss. Vi samlar in personuppgifter när du väljer att svara på kund- och enkätundersökningar samt när du prenumererar på våra nyhetsbrev. Vi inhämtar även personuppgifter från privata och offentliga register, såsom t.ex. UC, SPAR och Bisnode. Vi får även in personuppgifter från samarbetspartners. Vi samlar in uppgifter genom att våra webbsidor använder cookies som samlar in information på och från din webbläsare.

5. Hur länge sparas uppgifterna?

Enligt integritetsskyddslagstiftning får vi inte spara personuppgifter om dig längre än vi behöver utifrån det syfte vi behandlar dem för. Vi sparar därför aldrig personuppgifter bara för att de är ”bra att ha” utan har alltid ett berättigat syfte som har stöd i lag.

Eftersom de uppgifter som vi samlar in och som skapas när du använder våra produkter och tjänster behandlas för olika syften, sparas de också under olika lång tid. Det kan därför vara så att personuppgifter om dig, finns sparade i ett system men raderas i ett annat. Lagringstiden för varje behandling beskrivs ovan under avsnitt 3.

6. Vem delar vi uppgifterna med?

I vissa situationer delar vi dina personuppgifter med andra. Nedan beskriver vi när och varför vi gör detta. Vi vill understryka att vi aldrig lämnar över dina personuppgifter om detta inte krävs för att vi ska kunna utföra någon av de behandlingar som anges ovan, vilka vi har ett berättigat ändamål och en laglig grund. Vi säljer inte heller dina personuppgifter vidare till andra.

7. Dina rättigheter

Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Sådan information får du i denna integritetspolicy. Om du har ytterligare frågor om vår behandling av personuppgifter, är du välkommen att kontakta vår kundservice eller vårt Dataskyddsombud. Du finner kontaktuppgifter längst ner i policyn.

Utöver din rätt till information, har du även andra rättigheter i relation till dina personuppgifter. Du kan t.ex. påverka vår behandling genom att begära utdrag, rättelse, radering och begränsning. Du har även rätt att invända mot viss behandling som vi utför samt begära ut dina personuppgifter eller begära att de flyttas.

Du kan läsa mer om respektive rättighet här nedan.

7.1 Rätt till tillgång

Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar (ett så kallat registerutdrag). Eftersom det är viktigt att vi inte lämnar ut dina personuppgifter till någon annan, måste en begäran om registerutdrag göras skriftligen och undertecknas av dig. Med begäran ska även följa en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling.

När du skickar din begäran, är det bra att du specifikt anger vilka uppgifter du är intresserad av. På så sätt kan vi ge dig den information som är mest relevant för dig.

Registerutdraget kommer att skickas till dig inom 30 dagar från det att vi tog emot din begäran.

För att begära ett registerutdrag, vänligen skicka ett brev till oss där du anger vilka uppgifter du är intresserad av, ditt namn och personnummer, din adress och en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling. Postadress att skicka begäran till finns angiven under ”Kontakt” längst ner i denna integritetspolicy.

7.2 Rätt till rättelse

Det är vårt ansvar att se till att de personuppgifter som vi behandlar är korrekta och relevanta. Vi vårdar därför systematiskt våra register och uppdaterar adressuppgifter och liknande information om dig så att vi alltid ska ha rätt uppgifter. Om du uppmärksammar att de uppgifter vi har om dig är felaktiga eller om vi saknar viktig information har du rätt att få dina uppgifter rättade. Vi är tacksamma för att du hjälper oss med detta. 

.

7.3 Rätt till radering

Vi sparar dina Kunduppgifter så länge som du är kund hos oss. När avtalet mellan oss har upphört raderas de (eller anonymiseras) inom 24 månader, förutom då vi enligt lag är skyldiga att spara dem under en längre tid (t.ex. enligt bokföringslagen).

Du har rätt att begära att vi raderar personuppgifter i följande situationer:

• Om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de har samlats in för och som vi behandlar dem för.
• Om vi behandlar personuppgifter med stöd av ditt samtycke och du återkallar detta.
• Om vi behandlar personuppgifter för direktmarknadsföring och du motsätter dig att personuppgifterna fortsätter att behandlas för detta ändamål.
• Om vi behandlar personuppgifter utifrån en intresseavvägning och det inte finns berättigande skäl som väger tyngre än ditt intresse.

Eftersom det är viktigt att vi inte raderar fel persons uppgifter, ska en begäran om radering göras skriftligen och undertecknas av dig. Med begäran ska även följa ditt namn och personnummer, din adress och en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling. Postadress att skicka begäran till finns angivet längst ner.

När vi får din begäran, kommer vi att göra en bedömning om det finns skäl att radera dina personuppgifter och vi kommer att meddela dig vilken bedömning vi gör. Om vi raderar dina uppgifter på din begäran, kommer vi informera eventuella leverantörer och samarbetspartners som vi lämnat ut uppgifterna till om att uppgifterna har raderats. Vi gör dock inte detta om det är omöjligt eller kräver en mycket stor arbetsinsats.

7.4 Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att i vissa fall kräva att den behandling av dina personuppgifter vi gör ska begränsas. Med begränsning menas att personuppgifterna kommer markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften.

Rätten till begränsning gäller bl.a. om du anser att personuppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas under tiden personuppgifternas korrekthet utreds.

7.5 Rätt till invändning

Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av vårt berättigade intresse. I så fall behöver du skriftligen specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns avgörande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen.

Om dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen.

Eftersom det är viktigt för oss att veta att vi kommunicerar med rätt person, ber vi dig att göra din invändning skriftligen och att du undertecknar den. Med begäran ska även följa ditt personnummer, ditt namn och en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling. Postadress att skicka begäran till finns angiven under ”Kontakt” längst ner i denna integritetspolicy.

7.5 Rätt till invändning

Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av vårt berättigade intresse. I så fall behöver du skriftligen specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns avgörande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen.

Om dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen.

Eftersom det är viktigt för oss att veta att vi kommunicerar med rätt person, ber vi dig att göra din invändning skriftligen och att du undertecknar den. Med begäran ska även följa ditt personnummer, ditt namn och en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling. Postadress att skicka begäran till finns angiven under ”Kontakt” längst ner i denna integritetspolicy.

7.6 Rätt att återkalla samtycke

I de allra flesta fall baserar vi inte de personuppgiftsbehandlingar vi gör av dina personuppgifter på ditt samtycke. I den mån vi dock skulle behandla dina personuppgifter med stöd av samtycke har du alltid rätt att återkalla det när du vill. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av behandlingen som skett baserat på samtycket innan det återkallades.

8. Klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande integritetsskyddsregler bör du anmäla detta till oss så fort som möjligt på kundservice@nordicsecure.se. Du kan även vända dig direkt till Datainspektionen och lämna in ditt klagomål.

9. Kontaktuppgifter och dataskyddsombud

Om du vill kontakta oss för att utöva dina rättigheter enligt avsnitt 7, vänligen posta din begäran enligt respektive instruktion ovan till följande adress:

Chronia AB, STORA ÅVÄGEN 21 436 34 ASKIM